Parental Attendance Letter

Attendance Letter to Students.Parents.pdf

Dear Parent(s)/Guardian(s):

As Prince William County Public School students return to school, we understand that many families may have questions regarding how attendance will be recorded for in-person, virtual, and hybrid learning. 

We want to assure every parent and student that safety and well-being is our top concern. At the same time, it is the expectation that students participate in real-time learning experiences whenever offered in order to create the best virtual experience for learning. We also understand that there will be occasions when a student may be ill and not able to participate in virtual learning.  If at any time, a parent/guardian feels that their student is not well enough to participate in virtual learning, please contact your school office to excuse the absence. 

As we begin the school year, most students will be participating in virtual learning. Teachers will provide synchronous (live) lessons throughout the week and may have check-ins through Canvas and/or Zoom. We expect all students to participate in the live lessons when they are conducted, and in many cases, student attendance will be taken at that time. 

While the expectation is that students attend the live session, we understand that circumstances beyond your control may not allow for this. If this is the case, please reach out to your teacher to discuss other options for class attendance. Depending on your situation, you can be marked as present for a class period by participating in what we call “Asynchronous Attendance” activities.  This may mean that your student may complete an assignment or take a quiz in order to show the teacher that your child understood the content that was taught. Teachers will provide additional information about assignments and attendance during the first week of school. Whenever possible, we ask that any alternative assignments, projects or quizzes be submitted during the same week in which your student was not able to participate in a live lesson.   

See below for a summary of different ways your student can be considered in attendance at school: 

  • Participation in synchronous online lesson.  
  • Viewing asynchronous online lessons or pre- recorded synchronous sessions.  
  • Engagement on an online discussion board.  
  • Submission of a daily task, assignment, or quiz.  
  • Communication to instructor regarding inability to access online resources and completion of alternate assignment. 

When students participate in “in-person” learning, attendance will be taken using normal methods.  

As with previous school years, daily automated calls and emails will be sent to parents and/or guardians when a student is marked absent for synchronous sessions or if they were not able to engage in an asynchronous activity within the same school day. All students are held to compulsory attendance laws will be required to attend school by one of the above methods. If a student will be absent, contact your school to alert them of the reason. Please note that truancy guidelines will be followed if a student accrues an excessive number of absences, as defined by Notice 724-1-19 – Attendance and Excuses – which can be found on the Prince William County Public Schools’ website. 

We look forward to working with your family this school year. 

Sincerely,

Robert L. Eichorn, M.Ed.

Principal


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Septiembre 2 de 2020

 

Estimados estudiantes, padres y tutores:

 

A medida que los estudiantes de las Escuelas Públicas del Condado de Prince William regresan a la escuela, entendemos que muchas familias puedan tener preguntas sobre cómo se registrará la asistencia para el aprendizaje en persona, virtual o híbrido.

 

Queremos asegurarle a cada padre y estudiante, que la seguridad y el bienestar es nuestra principal preocupación. Al mismo tiempo, se espera que los estudiantes participen en experiencias de aprendizaje en tiempo real, cuando se ofrezcan, para crear la mejor experiencia virtual durante el aprendizaje. También entendemos que habrá ocasiones en las que un estudiante pueda estar enfermo y no pueda participar en el aprendizaje virtual. Si en algún momento, un padre o tutor siente que su estudiante no está lo suficientemente bien como para participar en el aprendizaje virtual, comuníquese con la oficina de su escuela para excusar la ausencia.

 

Al comenzar el año escolar, la mayoría de los estudiantes participarán en el aprendizaje virtual. Los maestros brindarán lecciones sincrónicas (en vivo) durante toda la semana y es posible que hagan chequeos a través de Canvas y/o Zoom. La expectativa es que todos los estudiantes participen en las lecciones en vivo cuando se llevan a cabo, y en muchos casos, la asistencia de los estudiantes se tomará en ese momento.

 

Si bien la expectativa es que los estudiantes asistan a la sesión en vivo, entendemos que puede haber circunstancias fuera de su control que no lo permitan. Si este es el caso, comuníquese con su maestro o maestra para discutir otras opciones para marcar la asistencia a clase. Dependiendo de su situación, el estudiante puede ser marcado como presente durante un período de clase participando en lo que llamamos actividades de “Asistencia Asincrónica”. Esto puede significar que su hijo o hija puede completar una tarea o realizar una prueba para demostrarle al maestro que su él o ella entendieron el contenido que se le enseñó. Los maestros proporcionarán información adicional sobre las asignaciones y la asistencia durante la primera semana de clases. Siempre que sea posible, pedimos que cualquier tarea alternativa, proyecto o prueba se envíe durante la misma semana en la que su estudiante no pudo participar en la lección en vivo.

 

Vea a continuación un resumen de las diferentes formas en que se puede considerar que su estudiante asiste a la escuela:

 

• Participación en lección en línea sincrónica (lección en vivo).

• Ver lecciones en línea asincrónicas o sesiones sincrónicas pregrabadas.

• Participación en un foro de discusión en línea.

• Envío de una tarea, asignación o prueba diaria.

• Comunicación al instructor o maestro sobre la imposibilidad de acceder a los recursos en línea y la entrega completa de una  

   tarea alternativa.

 

Cuando los estudiantes participan en el aprendizaje "en persona", la asistencia se tomará utilizando métodos normales.

 

Al igual que en años escolares anteriores, se enviarán llamadas y correos electrónicos automáticos a los padres y/o tutores cuando un estudiante sea marcado como ausente para sesiones sincrónicas o si no pudieron participar en una actividad asincrónica dentro del mismo día escolar. Todos los estudiantes están sujetos a las leyes de asistencia obligatoria y deberán asistir a la escuela mediante uno de los métodos anteriormente mencionados. Si un estudiante va a estar ausente, comuníquese con su escuela para avisarle del motivo. Tenga en cuenta que se seguirán las pautas de ausentismo escolar si un estudiante acumula un número excesivo de ausencias, como se define en la normativa 724-1-19 - Asistencia y Justificaciones - que se puede encontrar en el sitio web de las Escuelas Públicas del Condado de Prince William.

Esperamos trabajar con su familia durante este año escolar.

 

Atentamente,

Robert L. Eichorn

Director de Independence Nontraditional School